La gestion des prévisions sous Excel, le cauchemar des trésoriers

Blog Avizo PrévisionsLa gestion des prévisions de trésorerie peut tourner au cauchemar, surtout lorsqu’elle est gérée sous Excel. Prenons l’exemple d’un directeur financier qui souhaite obtenir la visibilité sur la position de trésorerie pour l’année à venir. Et ce afin de déterminer comment financer un investissement au Brésil. Pour ce faire, il demande au trésorier de lui préparer un rapport qu’il lui présentera à leur prochaine réunion mensuelle.

Le trésorier n’ayant jamais fait de prévisions globales sur un horizon de plus d’un mois va travailler jour et nuit avec son cash manager. Voici comment ils sont parvenus à mettre en place le rapport.

  1. Collecter les données

Il est vraiment difficile d’obtenir les bonnes données lorsqu’elles proviennent de diverses sources et de multiples outils de gestion. Il leur a fallu récupérer les soldes bancaires par le biais des différentes plateformes de web-banking. Ils ont ensuite du exporter les données concernant les ventes et les achats depuis leur ERP et faire la chasse aux prévisions en fouillant parmi les milliers d’emails reçus de la part de leur fournisseur et des autres départements.

  1. Créer une maquette du fichier Excel

Blog Avizo ExcelLes données pour les 12 prochains mois ainsi collectées ont été rassemblées dans un unique fichier Excel. Ils se sont mis d’accord sur les hypothèses de croissance des ventes et sur les taux de change EUR/USD et BRL/USD à retenir dans le cadre de cet exercice.

Le cash manager étant plutôt à l’aise avec Excel, ils ont automatisé les conversions en devises ainsi que les calculs pour la simulation des données manquantes. Le jour de la réunion approchait.

  1. Combler les vides

Deux jours avant la réunion, le trésorier s’aperçoit que certaines données commerciales manquent toujours. Alors que la date butoir approchait, ils décident alors de relancer leurs interlocuteurs afin de récupérer les données manquantes. Suite aux emails reçus des filiales en réponse à cette relance, ils se retrouvent d’un seul coup face à cinq versions différentes d’un même fichier Excel. Ils doivent dès lors se faire une idée de quelles données à été ajoutées et par qui.

  1. Rassembler les données récoltées dans un unique fichier Excel

Pour finir, un copier-coller des données financières ainsi obtenues à été réalisé, tous les calculs ont été effectués et la cohérence des résultats a été contrôlée. Bien que de temps en temps le fichier Excel plante, le trésorier dispose maintenant d’un fichier très bien présenté.  Heureusement, car la date butoir est arrivée.

Au cours de leur réunion mensuelle, le trésorier présente alors fièrement le rapport au directeur financier. Après avoir parcouru le document quelques minutes, celui-ci dit: “Beau travail, ces prévisions me donne une bonne visibilité de la position de trésorerie prévisionnelle.». Un sourire parcoure alors le visage du trésorier. Tous ces efforts ont été payants.

Le directeur financier continua, « Pouvez-vous me fournir des prévisions hebdomadaires pour le premier trimestre ? Quel serait l’impact sur la trésorerie d’un allongement du délai de paiement client à 45 jours ? Quelle est actuellement notre exposition au risque de change en BRL ? Quel serait l’impact de cet investissement au Brésil sur nos flux financiers et sur notre risque de crédit de contrepartie ? Dans quelle mesure serions-nous affecter par une appréciation du BRL face à l’USD ?

De retour à son bureau, le trésorier appela son cash manager et lui demanda de commencer à chercher un logiciel de trésorerie afin d’automatiser la collecte de données et le reporting. L’utilisation de fichiers Excel ne permettra jamais de répondre aux questions soulevées par le directeur financier dans les temps et sans erreurs.

Automatiser la gestion des prévisions grâce au « cloud »

Blog Avizo CloudLa gestion des prévisions ne devrait pas être un cauchemar. Les meilleurs logiciels de trésorerie de la place permettent aux trésoriers de garder la maîtrise de tous les aspects du processus de planification financière en rendant possible la collecte, l’agrégation et la modélisation de l’ensemble des flux financiers de l’entreprise. Des tableaux de bords graphiques et de cubes de données peuvent être utilisés pour restituer l’information de manière claire et synthétique facilitant ainsi la prise de décision.

Grace à l’utilisation du « cloud », le reporting « en temps réel » n’est désormais plus un luxe réservé aux grands groupes. Aujourd’hui, les faibles coûts d’implémentation de certains logiciels de trésorerie permettent aux entreprises d’appliquer les meilleures pratiques en la matière sans se ruiner.

Traduction en français du post de Robert Crowe in Cash & Liquidity Management

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