Migration prélèvement SEPA SDD : pourquoi dématérialiser le mandat papier signé

En cas de contestation du débiteur, le créancier bénéficie de sept jours bancaires maximum pour apporter la preuve de la validité du mandat signé, à sa banque.

Il est de la responsabilité de la banque du créancier de s’organiser avec son client afin de pouvoir respecter ce délai.

Face à une volumétrie élevée de mandats gérés, il devient alors nécessaire d’utiliser un logiciel de Gestion Électronique des Documents permettant de dématérialiser l’image scannée du mandat papier en un fichier PDF, dont l’intégrité doit pouvoir être vérifiée.

Les mandats dématérialisés sous format électronique doivent être indexés sur les champs contenant les informations obligatoires liées au SEPA que sont la référence unique de mandat (RUM), le nom du débiteur, Le BIC et l’IBAN du débiteur, le nom du créancier et son identifiant SEPA (ICS).

Il est recommandé d’utiliser un coffre-fort numérique, conforme à la norme AFNOR NF Z42-013; offrant des outils permettant de garantir, notamment en cas de litige, l’intégrité et la pérennité des documents et des informations, la traçabilité des opérations et la gestion de la preuve.

La norme NF Z 42-013 énonce un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques.

Migration virement SEPA : une simple conversion ? Pas si sûr !

En effet comparé à la migration des prélèvements nationaux vers les prélèvements SEPA SSD, dont la charge de la gestion des mandats  incombe désormais au créancier, la migration  au virement SEPA SCT semble beaucoup plus aisée.

Et souvent  la migration des virements est perçue comme la simple la conversion d’un fichier cfonb au format texte avec RIB au format XML ISO20022 avec BIC + IBAN.

Analysons  maintenant les différences, les nouveautés.

Type de remise

Type de remise  virement domestique

  • Virement ordinaire
  • Virement de trésorerie
  • Virement réglementaire
  • Virement de salaire
  • Virement urgent

Type de remise SEPA

  • Virement SEPA
  • Virement SEPA de trésorerie
  • Virement SEPA de salaire

Ne pourra-t-on plus régler la TVA, l’IS,…par virement SEPA si le Virement SEPA règlementaire n’existe plus ? Ou faudra-t-il l’indiquer dans un autre champs comme le nouveau champ « Category  Purpose » que nous découvrirons par la suite.

 Modalité de débit de votre compte

Sur la remis SEPA il est possible de spécifie la modalité choisie

  • Un débit global pour la remise
  • Un débit pour chaque virement

Le choix de cette modalité était auparavant disponible  dans le service « virement ordinaire » du contrat Etebac/Ebics . Quand sera-t-il des conflits entre la modalité du contrat EBICS contracté et le tag indiqué dans la remise SEPA ?

Nature du paiement

La notion de nature du paiement (motif économique) est  déjà connue pour les transferts étrangers lorsque l’ordre de virement est donné par un résident vers un non-résident ou inversement et si le montant est supérieur au seuil de déclaration à la Balance des Paiements.

On retrouve désormais ce code « Code ”Category  Purpose”( Index : 2.12 / <XML Tag> : <CtgyPurp>  ) dans la remise SEPA dont voici la liste :

Source : Guide d’utilisation ISO 20022 du CustomerCreditTransferInitiation – V1.3 – 02/2009

Il existe un code complémentaire NNNN ayant pour définition Non identifié. Et c’est ce code qu’utilisent par défaut les logiciels qui transforme les fichiers Cfonb160 en  pain.001.001.03

Nous pouvons désormais percevoir que la migration vers le virement « SEPA » qu’une simple conversion et que ce format enrichi peut donc véhiculer plus d’informations que le le simple virement ordinaire Cfonb160.

J-148 fin de la migration aux moyens de paiement SEPA

Et vous, serez-vous prêt ?

Convertisseur SEPA : simplifiez vous le passage au virement SEPA et au prélèvement SEPA

En tant qu’utilisateur tresofactory vous pouvez dès à présent effectuer des virements et prélèvements au format SEPA, puisque l’application propose les fonctionnalités suivantes :

Pour le virement SEPA (SCT)

  • Saisie des BIC/IBAN dans la base de données
  • Création des listes de virements et des remises de virements SEPA
  • Génération et envoi des fichiers au format XML ISO 20022

De plus, Allmybanks.net dispose d’un module optionnel « Référentiel Banque de France » qui permet de convertir automatiquement les RIB de vos tiers en BIC/IBAN. Cette option permet également de transformer des fichiers de virements français en virements SEPA, par un simple clic (ou automatiquement via échange FTP).

Pour le prélèvement SEPA (SDD)

  • Création des listes de prélèvements SEPA
  • Traitement des données du mandat : Gestion du statut séquentiel (First, OneOff, …), Régie des données spécifiques (RUM, ICS, …), Déclaration des amendements, Conservation du dernier statut
  • Génération et envoi des fichiers au format XML ISO 20022

Chaque entreprise ayant ses contraintes propres au niveau de l’évolution de ses logiciel, en permettant de convertir le fichiers AFB au format SEPA et de l’enrichir du BIC et de l’IBAN avant son envoi à la banque, tresofactory permet de ne rien changer aux logiciels de gestion déjà en place : comptabilité, gestion commerciale, paie, notes de frais …

Tresofactory : convertisseur SEPA

Mandat de prélèvement SEPA (SDD) : indiquer la mention CNIL est une recommandation

 Ce sera au créancier  qu’incombera la responsabilité de la gestion des données du mandat : stockage du mandat, dématérialisation du mandat, gestion des données, transmission.

Le créancier devra donc constituer une base reprenant les données obligatoires :

– Titre du mandat (mandat SEPA CORE ou mandat SEPA B2B
– RUM : Référence Unique du Mandat générée par le créancier
– Nom du débiteur
– Adresse du débiteur
– IBAN du compte débiteur
– BIC du code banque du débiteur
– Nom du créancier
– ICS : Identifiant Créancier SEPA
– Adresse du créancier
– Date de signature du mandat
– Type de paiement : récurrent ou ponctuel

Ces informations sont à véhiculer dans le fichier d’ordres de SDD.

C’est au titre de cette nouvelle base de données constituée qu’il est  recommandé d’indiquer sur le mandat la mention CNIL  » Les informations contenues dans le présent mandat, qui doit être complété, sont destinées à n’être utilisées par le créancier que pour la gestion de sa relation avec son client. Elles pourront donner lieu à l’exercice, par ce dernier, de ses droits d’oppositions, d’accès et de rectification tels que prévus aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. »

 

l’IBAN – votre nouveau meilleur ami

The IBAN – Your New Best Friend (French)

Cette vidéo de l’EPC (European Payments Council) montre comment il est facile d’utiliser le numéro de compte bancaire international (IBAN) et le code d’identification des entreprises (BIC) pour initier des paiements à travers l’Europe. Où comment Monsieur « Vert » pourra louer la maison de vacances de Monsieur « Bleu », qui ne vit pas dans le même pays…mais tous deux vivent « dans le SEPA »