Migration prélèvement SEPA SDD : pourquoi dématérialiser le mandat papier signé

En cas de contestation du débiteur, le créancier bénéficie de sept jours bancaires maximum pour apporter la preuve de la validité du mandat signé, à sa banque.

Il est de la responsabilité de la banque du créancier de s’organiser avec son client afin de pouvoir respecter ce délai.

Face à une volumétrie élevée de mandats gérés, il devient alors nécessaire d’utiliser un logiciel de Gestion Électronique des Documents permettant de dématérialiser l’image scannée du mandat papier en un fichier PDF, dont l’intégrité doit pouvoir être vérifiée.

Les mandats dématérialisés sous format électronique doivent être indexés sur les champs contenant les informations obligatoires liées au SEPA que sont la référence unique de mandat (RUM), le nom du débiteur, Le BIC et l’IBAN du débiteur, le nom du créancier et son identifiant SEPA (ICS).

Il est recommandé d’utiliser un coffre-fort numérique, conforme à la norme AFNOR NF Z42-013; offrant des outils permettant de garantir, notamment en cas de litige, l’intégrité et la pérennité des documents et des informations, la traçabilité des opérations et la gestion de la preuve.

La norme NF Z 42-013 énonce un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques.

Migration SEPA SDD : le délai d’obtention d’un nouvel ICS s’allonge dangereusement

Pour rappel  pour la France L’ICS comporte 13 caractères, dont 6 reprennent le NNE actuel du créancier :

Ainsi  l’ICS fictif suivant FRXXZZZ123456 se décompose de la façon suivante :

  • FR – Code Pays, 2 caractères
  • XX -Clé de contrôle publique, 2 caractères
  • ZZZ – Code activité, 3 caractères libres
  • 123456 – Numéro National d’Emetteur (NNE), 6 chiffres

Votre ICS est unique. Vous êtes toutefois libre de le décliner, selon vos activités, et ainsi le personnaliser en modifiant les 3 caractères ZZZ. : http://blog.avizo.tm.fr/migration-sepa-sdd-comment-personnaliser-votre-ics/

La demande d’attribution d’un ICS en France est effectuée auprès de la Banque de France par la  banque du créancier.

Un de nos confrères rapportait dans sa newsletter mensuelle que l’un de ses clients, qu’il accompagnait dans sa migration SEPA, avait demandé son nouvel ICS en février et ne l’avait toujours pas obtenu, nous le constatons la même chose aussi pour certains de nos clients.

Le directeur/fondateur,  éditeur de  progiciels dédiés aux directions financières et comptables, de gestion de trésorerie, communication bancaire, gestion des financements, gestion du poste clients…m’indiquait qu’il s’était récemment entretenu avec un responsable de le Banque De France qui confirmait que ses services s’engorgeaient devant l’afflux de nouvelles demandes.

Si nous en sommes à plusieurs mois pour obtenir un nouvel ICS, quand sera-t-il trop tard pour être prêt pour le 1er février 2014 ?

Alors dès demain, sans faute, appeler votre chargé d’affaires habituel pour qu’il se charge d’obtenir votre ICS auprès de la Banque de France. Et ce au plus vite

J-226 fin de la migration aux moyens de paiement SEPA 

Serez-vous prêt ?

Convertisseur SEPA : simplifiez vous le passage au virement SEPA et au prélèvement SEPA

En tant qu’utilisateur tresofactory vous pouvez dès à présent effectuer des virements et prélèvements au format SEPA, puisque l’application propose les fonctionnalités suivantes :

Pour le virement SEPA (SCT)

  • Saisie des BIC/IBAN dans la base de données
  • Création des listes de virements et des remises de virements SEPA
  • Génération et envoi des fichiers au format XML ISO 20022

De plus, Allmybanks.net dispose d’un module optionnel « Référentiel Banque de France » qui permet de convertir automatiquement les RIB de vos tiers en BIC/IBAN. Cette option permet également de transformer des fichiers de virements français en virements SEPA, par un simple clic (ou automatiquement via échange FTP).

Pour le prélèvement SEPA (SDD)

  • Création des listes de prélèvements SEPA
  • Traitement des données du mandat : Gestion du statut séquentiel (First, OneOff, …), Régie des données spécifiques (RUM, ICS, …), Déclaration des amendements, Conservation du dernier statut
  • Génération et envoi des fichiers au format XML ISO 20022

Chaque entreprise ayant ses contraintes propres au niveau de l’évolution de ses logiciel, en permettant de convertir le fichiers AFB au format SEPA et de l’enrichir du BIC et de l’IBAN avant son envoi à la banque, tresofactory permet de ne rien changer aux logiciels de gestion déjà en place : comptabilité, gestion commerciale, paie, notes de frais …

Tresofactory : convertisseur SEPA

Mandat de prélèvement SEPA (SDD) : indiquer la mention CNIL est une recommandation

 Ce sera au créancier  qu’incombera la responsabilité de la gestion des données du mandat : stockage du mandat, dématérialisation du mandat, gestion des données, transmission.

Le créancier devra donc constituer une base reprenant les données obligatoires :

– Titre du mandat (mandat SEPA CORE ou mandat SEPA B2B
– RUM : Référence Unique du Mandat générée par le créancier
– Nom du débiteur
– Adresse du débiteur
– IBAN du compte débiteur
– BIC du code banque du débiteur
– Nom du créancier
– ICS : Identifiant Créancier SEPA
– Adresse du créancier
– Date de signature du mandat
– Type de paiement : récurrent ou ponctuel

Ces informations sont à véhiculer dans le fichier d’ordres de SDD.

C’est au titre de cette nouvelle base de données constituée qu’il est  recommandé d’indiquer sur le mandat la mention CNIL  » Les informations contenues dans le présent mandat, qui doit être complété, sont destinées à n’être utilisées par le créancier que pour la gestion de sa relation avec son client. Elles pourront donner lieu à l’exercice, par ce dernier, de ses droits d’oppositions, d’accès et de rectification tels que prévus aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. »

 

Migration prélèvement national vers le prélèvement SEPA, quatre informations à ton client migré tu notifieras

Lors de la migration vers le prélèvement SEPA, le créancier est tenu d’informer ses débiteurs que les créances recouvrées jusqu’alors par prélèvement national le seront donc dorénavant par prélèvement SEPA conformément aux règles du prélèvement SEPA.

Cette information est faite par tout moyen à la convenance du créancier.

A cette occasion, le créancier indique au débiteur :

  • son Identifiant Créancier SEPA (ICS),
  • la ou les Référence(s) Unique(s) de Mandat (RUM)
  • les coordonnées (point de contact) auxquelles le débiteur devra adresser ses demandes de modification et révocation de mandat
  • les coordonnées (point de contact) auxquelles le débiteur devra s’adresser en cas de  réclamation relative au prélèvement SEPA.

Dès lors qu’un créancier a informé son client débiteur qu’il migre vers le prélèvement SEPA pour un Contrat sous-jacent donné et que la migration est réalisée, il ne doit plus émettre de prélèvement national pour ce même Contrat.

Source : Brochure CFONB  » LA MIGRATION DU PRELEVEMENT NATIONAL VERS LE PRÉLÈVEMENT SEPA  » Avril 2011-V2