Migration prélèvement SEPA SDD : pourquoi dématérialiser le mandat papier signé

En cas de contestation du débiteur, le créancier bénéficie de sept jours bancaires maximum pour apporter la preuve de la validité du mandat signé, à sa banque.

Il est de la responsabilité de la banque du créancier de s’organiser avec son client afin de pouvoir respecter ce délai.

Face à une volumétrie élevée de mandats gérés, il devient alors nécessaire d’utiliser un logiciel de Gestion Électronique des Documents permettant de dématérialiser l’image scannée du mandat papier en un fichier PDF, dont l’intégrité doit pouvoir être vérifiée.

Les mandats dématérialisés sous format électronique doivent être indexés sur les champs contenant les informations obligatoires liées au SEPA que sont la référence unique de mandat (RUM), le nom du débiteur, Le BIC et l’IBAN du débiteur, le nom du créancier et son identifiant SEPA (ICS).

Il est recommandé d’utiliser un coffre-fort numérique, conforme à la norme AFNOR NF Z42-013; offrant des outils permettant de garantir, notamment en cas de litige, l’intégrité et la pérennité des documents et des informations, la traçabilité des opérations et la gestion de la preuve.

La norme NF Z 42-013 énonce un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques.

Mandat de prélèvement SEPA (SDD) : indiquer la mention CNIL est une recommandation

 Ce sera au créancier  qu’incombera la responsabilité de la gestion des données du mandat : stockage du mandat, dématérialisation du mandat, gestion des données, transmission.

Le créancier devra donc constituer une base reprenant les données obligatoires :

– Titre du mandat (mandat SEPA CORE ou mandat SEPA B2B
– RUM : Référence Unique du Mandat générée par le créancier
– Nom du débiteur
– Adresse du débiteur
– IBAN du compte débiteur
– BIC du code banque du débiteur
– Nom du créancier
– ICS : Identifiant Créancier SEPA
– Adresse du créancier
– Date de signature du mandat
– Type de paiement : récurrent ou ponctuel

Ces informations sont à véhiculer dans le fichier d’ordres de SDD.

C’est au titre de cette nouvelle base de données constituée qu’il est  recommandé d’indiquer sur le mandat la mention CNIL  » Les informations contenues dans le présent mandat, qui doit être complété, sont destinées à n’être utilisées par le créancier que pour la gestion de sa relation avec son client. Elles pourront donner lieu à l’exercice, par ce dernier, de ses droits d’oppositions, d’accès et de rectification tels que prévus aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. »