Rappel du bon usage de la Référence unique du mandat du Prélèvement SEPA

Il est bon parfais de rappeler les règle de base sur la RUM (Référence Unique de Mandat). Vous trouverez ci-après la documentation éditée par le CFONB sur le Bon usage du Prélèvement SEPA : Référence Unique du Mandat (RUM)

 Extrait :  » Dans le cadre du prélèvement SEPA, chaque prélèvement doit comprendre une référence unique de mandat [RUM] qui identifie de façon unique, pour un créancier donné, chaque mandat signé par chaque débiteur. Le créancier attribue, sous sa seule  responsabilité cette référence unique de mandat dans le respect des exigences techniques (maximum 35 caractères « latins » ; l’espace étant accepté et comptant pour un caractère).

Certains créanciers ont pensé que les données les plus simples à utiliser pouvaient reposer sur tout ou partie d’un IBAN.

Cette solution est à proscrire pour un ensemble de raisons prudentielles et légales.

En effet, ces « données personnelles » sont considérées comme « sensibles» car elles pourraient être détournées à des fins de fraude ou d’usurpation d’identité et permettre d’accéder aux comptes des personnes pour effectuer des opérations non autorisées. Sont considérées comme « sensibles » toutes les données personnelles telles que par exemple, les coordonnées bancaires, le numéro de passeport, le numéro de carte nationale d’identité, numéro de carte de paiement, etc.

Au plan réglementaire, la loi Informatique et Liberté du 6 janvier 1978 modifiée s’applique à tout responsable de traitement qui traite des données personnelles. « Constitue une donnée personnelle toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres » (art 2 de la loi de 1978). Pour déterminer si une personne est identifiable, il convient de considérer l’ensemble des moyens en vue de permettre son identification dont dispose, ou auxquels peut avoir accès, le responsable du traitement ou toute autre personne. Une personne est identifiée directement lorsque par exemple son nom (prénom, adresse, email, photographie, etc.) apparaît dans un fichier. Elle est identifiable lorsqu’un fichier comporte des informations permettant indirectement son identification (numéro de téléphone, numéro d’identifiant interne, numéro de carte bancaire, empreinte biométrique, etc.). Le fait de rendre des numéros de compte, de carte, de banque (etc.) facilement accessibles, donc susceptibles d’être captés, volés ou même simplement consultés par des tiers non autorisés, porte atteinte au principe de sécurité et de confidentialité… »

http://cfonb.org/fichiers/20130829180953_Doc_public_RUM_donnees_personnelles_aout_2013.pdf

Migration prélèvement SEPA SDD : pourquoi dématérialiser le mandat papier signé

En cas de contestation du débiteur, le créancier bénéficie de sept jours bancaires maximum pour apporter la preuve de la validité du mandat signé, à sa banque.

Il est de la responsabilité de la banque du créancier de s’organiser avec son client afin de pouvoir respecter ce délai.

Face à une volumétrie élevée de mandats gérés, il devient alors nécessaire d’utiliser un logiciel de Gestion Électronique des Documents permettant de dématérialiser l’image scannée du mandat papier en un fichier PDF, dont l’intégrité doit pouvoir être vérifiée.

Les mandats dématérialisés sous format électronique doivent être indexés sur les champs contenant les informations obligatoires liées au SEPA que sont la référence unique de mandat (RUM), le nom du débiteur, Le BIC et l’IBAN du débiteur, le nom du créancier et son identifiant SEPA (ICS).

Il est recommandé d’utiliser un coffre-fort numérique, conforme à la norme AFNOR NF Z42-013; offrant des outils permettant de garantir, notamment en cas de litige, l’intégrité et la pérennité des documents et des informations, la traçabilité des opérations et la gestion de la preuve.

La norme NF Z 42-013 énonce un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques.

Convertisseur SEPA : simplifiez vous le passage au virement SEPA et au prélèvement SEPA

En tant qu’utilisateur tresofactory vous pouvez dès à présent effectuer des virements et prélèvements au format SEPA, puisque l’application propose les fonctionnalités suivantes :

Pour le virement SEPA (SCT)

  • Saisie des BIC/IBAN dans la base de données
  • Création des listes de virements et des remises de virements SEPA
  • Génération et envoi des fichiers au format XML ISO 20022

De plus, Allmybanks.net dispose d’un module optionnel « Référentiel Banque de France » qui permet de convertir automatiquement les RIB de vos tiers en BIC/IBAN. Cette option permet également de transformer des fichiers de virements français en virements SEPA, par un simple clic (ou automatiquement via échange FTP).

Pour le prélèvement SEPA (SDD)

  • Création des listes de prélèvements SEPA
  • Traitement des données du mandat : Gestion du statut séquentiel (First, OneOff, …), Régie des données spécifiques (RUM, ICS, …), Déclaration des amendements, Conservation du dernier statut
  • Génération et envoi des fichiers au format XML ISO 20022

Chaque entreprise ayant ses contraintes propres au niveau de l’évolution de ses logiciel, en permettant de convertir le fichiers AFB au format SEPA et de l’enrichir du BIC et de l’IBAN avant son envoi à la banque, tresofactory permet de ne rien changer aux logiciels de gestion déjà en place : comptabilité, gestion commerciale, paie, notes de frais …

Tresofactory : convertisseur SEPA

Mandat de prélèvement SEPA (SDD) : indiquer la mention CNIL est une recommandation

 Ce sera au créancier  qu’incombera la responsabilité de la gestion des données du mandat : stockage du mandat, dématérialisation du mandat, gestion des données, transmission.

Le créancier devra donc constituer une base reprenant les données obligatoires :

– Titre du mandat (mandat SEPA CORE ou mandat SEPA B2B
– RUM : Référence Unique du Mandat générée par le créancier
– Nom du débiteur
– Adresse du débiteur
– IBAN du compte débiteur
– BIC du code banque du débiteur
– Nom du créancier
– ICS : Identifiant Créancier SEPA
– Adresse du créancier
– Date de signature du mandat
– Type de paiement : récurrent ou ponctuel

Ces informations sont à véhiculer dans le fichier d’ordres de SDD.

C’est au titre de cette nouvelle base de données constituée qu’il est  recommandé d’indiquer sur le mandat la mention CNIL  » Les informations contenues dans le présent mandat, qui doit être complété, sont destinées à n’être utilisées par le créancier que pour la gestion de sa relation avec son client. Elles pourront donner lieu à l’exercice, par ce dernier, de ses droits d’oppositions, d’accès et de rectification tels que prévus aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. »

 

Migration prélèvement national vers le prélèvement SEPA, quatre informations à ton client migré tu notifieras

Lors de la migration vers le prélèvement SEPA, le créancier est tenu d’informer ses débiteurs que les créances recouvrées jusqu’alors par prélèvement national le seront donc dorénavant par prélèvement SEPA conformément aux règles du prélèvement SEPA.

Cette information est faite par tout moyen à la convenance du créancier.

A cette occasion, le créancier indique au débiteur :

  • son Identifiant Créancier SEPA (ICS),
  • la ou les Référence(s) Unique(s) de Mandat (RUM)
  • les coordonnées (point de contact) auxquelles le débiteur devra adresser ses demandes de modification et révocation de mandat
  • les coordonnées (point de contact) auxquelles le débiteur devra s’adresser en cas de  réclamation relative au prélèvement SEPA.

Dès lors qu’un créancier a informé son client débiteur qu’il migre vers le prélèvement SEPA pour un Contrat sous-jacent donné et que la migration est réalisée, il ne doit plus émettre de prélèvement national pour ce même Contrat.

Source : Brochure CFONB  » LA MIGRATION DU PRELEVEMENT NATIONAL VERS LE PRÉLÈVEMENT SEPA  » Avril 2011-V2