Migration prélèvement SEPA SDD : pourquoi dématérialiser le mandat papier signé

En cas de contestation du débiteur, le créancier bénéficie de sept jours bancaires maximum pour apporter la preuve de la validité du mandat signé, à sa banque.

Il est de la responsabilité de la banque du créancier de s’organiser avec son client afin de pouvoir respecter ce délai.

Face à une volumétrie élevée de mandats gérés, il devient alors nécessaire d’utiliser un logiciel de Gestion Électronique des Documents permettant de dématérialiser l’image scannée du mandat papier en un fichier PDF, dont l’intégrité doit pouvoir être vérifiée.

Les mandats dématérialisés sous format électronique doivent être indexés sur les champs contenant les informations obligatoires liées au SEPA que sont la référence unique de mandat (RUM), le nom du débiteur, Le BIC et l’IBAN du débiteur, le nom du créancier et son identifiant SEPA (ICS).

Il est recommandé d’utiliser un coffre-fort numérique, conforme à la norme AFNOR NF Z42-013; offrant des outils permettant de garantir, notamment en cas de litige, l’intégrité et la pérennité des documents et des informations, la traçabilité des opérations et la gestion de la preuve.

La norme NF Z 42-013 énonce un ensemble de spécifications de l’AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques.